粵府辦〔2002〕67號

印發(fā)廣東省駐境外及港澳地區國有企業(yè)檔案管理辦法的通知

各市、縣、自治縣人民政府，省府直屬有關(guān)單位：

　　《廣東省駐境外及港澳地區國有企業(yè)檔案管理辦法》業(yè)經(jīng)省人民政府同意，現印發(fā)給你們，請遵照執行。

廣東省人民政府辦公廳

二〇〇二年八月二十六日

廣東省駐境外及港澳地區國有企業(yè)檔案管理辦法

　　第一條　為加強我省國有及國有控股企業(yè)在境外各國及香港、澳門(mén)地區的全資、控股企業(yè)或機構（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“國有境外企業(yè)”）的檔案管理，防止國有資產(chǎn)的流失，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《廣東省檔案管理規定》和有關(guān)法律法規，制定本辦法。

　　第二條　本辦法所稱(chēng)的國有境外企業(yè)檔案，是指國有境外企業(yè)在各項活動(dòng)中直接形成的，對國家和社會(huì )具有保存價(jià)值的，對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理具有查考利用價(jià)值的各種不同形式、不同文字、不同載體的歷史記錄。

　　第三條　國有境外企業(yè)檔案是反映本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的真實(shí)記錄，是維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權益和歷史真實(shí)面貌的重要依據，是國家檔案全宗的重要組成部分。國有境外企業(yè)及其工作人員都有保護本企業(yè)檔案的權利和義務(wù)。

　　第四條　國有境外企業(yè)必須建立健全檔案的收集、整理、鑒定、統計、保管、利用等各項管理制度，將檔案工作作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)信息化的組成部分，統籌安排，加強管理。

　　第五條　國有境外企業(yè)應當明確一位企業(yè)領(lǐng)導分管檔案工作，并根據本企業(yè)的實(shí)際，設立或者確定負責檔案工作的部門(mén)，配備適應需要的專(zhuān)職或兼職檔案工作人員。

　　第六條　國有境外企業(yè)檔案工作實(shí)行統一管理、分級負責的體制。全省各級檔案行政管理部門(mén)依法對本級政府直屬的國有境外企業(yè)的檔案工作進(jìn)行統一指導和監督；各投資主體單位對國有境外企業(yè)的檔案工作進(jìn)行具體管理。

　　第七條　國有境外企業(yè)應當建立并認真執行文件材料歸檔制度，將其納入企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)等各項管理程序，納入有關(guān)部門(mén)的職責范圍和有關(guān)人員的崗位責任制，將文件材料整理歸檔作為各項活動(dòng)結束前的最后一道工作程序，以保證歸檔文件材料的完整、準確、系統。

　　第八條　國有境外企業(yè)文件材料的歸檔范圍：

　?。ㄒ唬┢髽I(yè)資產(chǎn)：包括各種物業(yè)（如樓宇、房產(chǎn)、土地）的產(chǎn)權證、使用證，資產(chǎn)的注入、劃撥、劃轉、無(wú)形資產(chǎn)買(mǎi)入的請示、批復、權屬證明及產(chǎn)權變動(dòng)證明材料，清產(chǎn)核資工作中形成的各種文件材料；

　?。ǘ┳缘怯洠喊ㄆ髽I(yè)設立和變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料（包括企業(yè)的章程及與各方簽訂的合同）；

　?。ㄈ┬姓芾恚喊ǘ聲?huì )、監事會(huì )形成的會(huì )議記錄、紀要、決議等材料；文秘工作、勞動(dòng)工資、人事管理、法律事務(wù)、外事公關(guān)、安全保衛等工作形成的文件材料；

　?。ㄋ模┙?jīng)營(yíng)管理：包括經(jīng)營(yíng)決策、計劃統計、財務(wù)管理、稽核審計等工作形成的文件材料，各種合同、協(xié)議及公證書(shū)，企業(yè)內部管理與整頓形成的文件材料；

　?。ㄎ澹┥a(chǎn)技術(shù)管理：包括生產(chǎn)調度、質(zhì)量管理、勞動(dòng)管理、能源管理、科技管理、計量工作、標準化工作等形成的文件材料；企業(yè)各種資質(zhì)證書(shū)及相關(guān)材料；

　?。┥鐖F工作：包括黨、團組織、工會(huì )、協(xié)會(huì )、紀檢監察、宣傳教育等方面形成的文件材料；

　?。ㄆ撸┩顿Y開(kāi)發(fā)：包括境內外投資項目中的項目建議（申請）書(shū)、意向書(shū)，可行性研究報告、項目評估、項目批準文件，合同、章程、協(xié)議等及其審批文件、批準證書(shū)；項目勘察設計、施工、竣工驗收等活動(dòng)形成的文件材料。承包工程、設計咨詢(xún)項目中的招投標、中標、簽訂合同、施工準備、施工、竣工驗收、工程移交等活動(dòng)形成的文件材料?？萍冀?jīng)貿合作項目中的合同、協(xié)議，及實(shí)施合作過(guò)程中形成的主要文件材料。勞務(wù)合作項目中的合同、協(xié)議、人事管理、財務(wù)管理等活動(dòng)形成的文件材料；

　?。ò耍┗窘ㄔO：包括本企業(yè)各種基建工程形成的依據性、基礎性材料；設計文件、施工文件、監理文件和竣工文件材料；

　?。ň牛┰O備儀器：包括各種自制、外購設備及安裝調試文件材料；

　?。ㄊ┊a(chǎn)品生產(chǎn)：包括每種產(chǎn)品從開(kāi)發(fā)、設計到工藝、工程安裝、加工制造、檢驗、包裝、商標、廣告等方面形成的文件材料；

　?。ㄊ唬┛茖W(xué)研究：包括從開(kāi)題到實(shí)驗、總結報告、技術(shù)鑒定、成果推廣應用及轉讓等系列活動(dòng)中形成的文件材料；

　?。ㄊ┞曄駥?shí)物：包括各種活動(dòng)形成的照片、錄音、錄像、磁盤(pán)、光盤(pán)、證書(shū)、獎狀、獎?wù)?、獎杯、獎牌、錦旗、書(shū)畫(huà)等；

　?。ㄊ┚惩馍鲜泄境鲜鰞热萃?，還應收集申請上市的請示和同意上市的批準文件，上市公司招股書(shū)，董事會(huì )、監事會(huì )、股東大會(huì )形成的各種文件材料，上市公司對外發(fā)布的各種公告、消息的正本與定稿等；

　?。ㄊ模┢渌欣煤捅４鎯r(jià)值的文件材料。

　　第九條　國有境外企業(yè)檔案管理部門(mén)或者檔案人員負責檔案資料的整理歸檔，任何部門(mén)和個(gè)人不得將應當歸檔的文件資料據為己有或拒絕歸檔。歸檔的文件材料，應參照國家和省的有關(guān)標準和規范，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)和整理。其基本要求：

　?。ㄒ唬w檔材料應是原件，完整齊全，能準確反映本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和各項管理活動(dòng)的真實(shí)內容和歷史過(guò)程；

　?。ǘw檔材料應經(jīng)過(guò)系統整理，區分不同價(jià)值，分門(mén)別類(lèi)地編制歸檔文件目錄，便于保管和利用。

　　第十條　國有境外企業(yè)應當根據檔案的實(shí)際價(jià)值和國家有關(guān)規定，編制檔案保管期限表。檔案保管期限分永久、長(cháng)期、短期三種。具有長(cháng)遠查考利用及研究?jì)r(jià)值的永久保存；在一定時(shí)期內有查考利用價(jià)值的長(cháng)期或短期保存；凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限從長(cháng)。

　　第十一條　國有境外企業(yè)對保管到期的檔案應當進(jìn)行鑒定。鑒定工作由企業(yè)負責人、有關(guān)部門(mén)負責人和檔案人員組成的鑒定小組負責，直接對檔案進(jìn)行鑒定。對失去保存價(jià)值的檔案列出銷(xiāo)毀清單，經(jīng)董事會(huì )或企業(yè)分管領(lǐng)導同意并報境內投資主體單位審批后就地銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀清單永久保存；對仍有保存價(jià)值的檔案，應重新劃定保管期限繼續予以保存?！∑渲?，會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀按財政部、國家檔案局1998年8月印發(fā)的《會(huì )計檔案管理辦法》及國內有關(guān)主管部門(mén)的規定辦理。

　　第十二條　國有境外企業(yè)應當配置適宜檔案安全保管的場(chǎng)地、設備及保護設施，認真做好檔案的保管和保護工作，確保檔案實(shí)體和檔案信息的安全，防止檔案秘密內容的泄漏。

　　當國有境外企業(yè)暫不具備檔案安全保管條件或檔案安全受到威脅時(shí)，應將涉及重要內容的檔案以及涉及國家秘密的檔案及時(shí)運回境內，交由投資主體單位保管或委托國內有關(guān)國家綜合檔案館寄存。檔案館必須保障寄存檔案的安全，為寄存檔案所有者利用檔案做好各項服務(wù)工作。

　　第十三條　國有境外企業(yè)的檔案管理實(shí)行綜合管理的原則，有條件的可實(shí)行統一管理、集中保管的辦法；暫不具備條件的，可采取統一要求、分部保管的模式，但涉及企業(yè)產(chǎn)權、債權債務(wù)、營(yíng)銷(xiāo)策略和核心技術(shù)方面的檔案，必須集中統一管理。

　　第十四條　國有境外企業(yè)發(fā)生資產(chǎn)與產(chǎn)權變動(dòng)（如企業(yè)重組、退出市場(chǎng)、兼并、出售、股份制改造、股份合作制、與外商合資、合作經(jīng)營(yíng)、承包、租賃等）時(shí)，其檔案處置原則上分類(lèi)進(jìn)行，即：

　?。ㄒ唬┗n案、設備儀器檔案隨其實(shí)體歸屬；

　?。ǘ┊a(chǎn)品、科研檔案（其中含專(zhuān)利、商標、專(zhuān)有技術(shù)等檔案）隨產(chǎn)品商標、生產(chǎn)技術(shù)、專(zhuān)利技術(shù)和科研成果所有權的變更而轉移。對本企業(yè)擁有自主知識產(chǎn)權的產(chǎn)品、科研檔案，在轉移之前，可復制一套保存；

　?。ㄈ?huì )計檔案按前述《會(huì )計檔案管理辦法》執行；

　?。ㄋ模┥a(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營(yíng)管理檔案經(jīng)商定，可移交接收方，亦可隨黨團工作和行政管理方面的檔案移交國內的國有資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)公司或有關(guān)企業(yè)集團保管。如國有資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)公司或有關(guān)企業(yè)集團不能接收，應將上述檔案寄存在國內有關(guān)的國家綜合檔案館。

　　第十五條　國有境外企業(yè)依法進(jìn)行關(guān)閉、破產(chǎn)、拍賣(mài)時(shí)，企業(yè)的基建、設備儀器檔案隨其實(shí)體歸屬；產(chǎn)品、科研檔案連同有關(guān)產(chǎn)品專(zhuān)利和技術(shù)一起進(jìn)行轉讓?zhuān)粫?huì )計檔案按前述《會(huì )計檔案管理辦法》執行；其它各類(lèi)管理性檔案尤其是涉及國家機密的檔案，應運回國內移交給有關(guān)國有資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)公司或企業(yè)集團保管；如有關(guān)國有資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)公司或企業(yè)集團不能接收，應將上述檔案寄存在國內有關(guān)國家綜合檔案館。

　　其它形式的產(chǎn)權變動(dòng)，其檔案的具體處置辦法應根據各企業(yè)產(chǎn)權變動(dòng)的實(shí)際情況，按照國家和省的有關(guān)規定執行。

　　第十六條　國有境外企業(yè)檔案管理部門(mén)和檔案管理人員，應積極做好檔案的利用工作，充分發(fā)揮檔案的作用，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理工作服務(wù)。

　　國有境外企業(yè)在開(kāi)展檔案利用中，對國內派駐境外企業(yè)的工作人員和境外聘用的員工，應按照其職責范圍，根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保密法》的規定，實(shí)行內外有別的辦法。

　　第十七條　國有境外企業(yè)因工作需要，須攜帶本企業(yè)保存在境內的檔案原件或檔案復印件出境時(shí)，可由投資主體單位出具證明，海關(guān)憑證明放行。如攜帶、運輸、郵寄對國家和社會(huì )具有保存價(jià)值或者應當保密的檔案及其復制件出境，須經(jīng)省以上檔案行政管理部門(mén)審核批準。

　　第十八條　有下列行為之一的，由縣級以上檔案行政管理部門(mén)、有關(guān)主管部門(mén)對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任：

　?。ㄒ唬p毀、丟失或擅自銷(xiāo)毀應當歸檔保存的文件材料和檔案的；

　?。ǘ┩扛?、偽造檔案的；

　?。ㄈ┧阶猿鲑u(mài)、倒賣(mài)檔案的；

　?。ㄋ模┥米哉加泻头欠〝y帶檔案出境的；

　?。ㄎ澹┑官u(mài)檔案牟利或者將檔案賣(mài)給、贈送給外國人的；

　?。┟髦４娴臋n案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；

　?。ㄆ撸n案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。

　　第十九條　國有境外企業(yè)在國內設立的分支機構，其檔案管理按國內有關(guān)法規、規章執行。

　　第二十條　本規定自印發(fā)之日起施行。